【書評】なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣4.0




仕事に追われるビジネスパーソンのバイブルとして有名な、なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣。効率よく質の良い仕事をしている先輩がおすすめの本として挙げていたので、読んでみました。


なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣

作者はケリー・グリーソン、はじめは2003年に出版されたようです。その後、インターネットやITの普及に伴って環境が変化してきたことをうけて改訂されたのが、「なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣4.0」(後ろに4.0が付いた)です。

 

 


重要だと思った点

読んでいて、得るものがあると思った点を挙げます。

 

1.とにかく「すぐやる」!

本書のメッセージはこれに尽きます。タスクを積まれた時、例えばそれをToDoリストに書き込んで、締め切りまで「○○やらないと…」と時々思い出しながらイライラして過ごすのは、思い出す時間を無駄に割いている、し精神的なストレスをもためることに。なので、仕事が入ったらすぐやってしまいましょう。

そうは言っても、「1時間くらいかかるだろうから、今から取りかかると次の予定に差し障りがあるし……」と考えて保留にしてしまうものです。しかし、実際に取りかかってみると30分くらいで終わってしまうこともありえます。なので、とりあえずすぐ手をつけてしまいましょう。

 

2.すぐに整理する

あるべきものがあるべきところにあると、それを探す時間を省くことができます。不要な紙書類はスキャンして捨ててしまって、必要なものだけをすぐ取り出せるようファイリングして整理しておきましょう。文房具類や、パソコンの中のファイルについても同様です。汚いオフィス、散らかった机の上では能率は落ちるばかりです。この本によると、ビジネスパーソンが1年間に、探しもののために浪費している時間は6週間にも及ぶとか。整理整頓の時間を一日数分とるだけで、このストレスから開放されて時間も結局は節約できます。

 

また、頻繁にチェックしては時間を無駄にしてしまうEメールに関しては、1日に2,3回チェックする時間をもうけてその時間に全て片付けてしまうことを推奨しています。読むだけではなく、読んでタスクを片付けてしまうところまでやってしまうのです。また、Eメールは連絡にだけ使い、議論や討論などは直接会ってコミュニケーションした方がニュアンスが伝わりやすく、悪い印象も与えづらいとも書かれています。

 

3.計画する

プロジェクトを組み立てるとき、人前で発表するとき、有能なビジネスパーソンは、かなり細かいところまでイメージトレーニングするそうです。細かく具体的な計画をたてることで速やかにプロジェクトを進めたり、イメージトレーニングも兼ねることになります。

 

特に印象的だと思ったのは、予定の見直しです。

  • まず、現在時間を大きく割いている仕事を8つほど書き出します。
  • 次に、今はやっていないけれど、将来取り掛かるべき仕事を書き出します。例えば、新しいプロジェクトのアイデアを考えたり、今の仕事の改善できる点をあらいだしたり。
  • これまで書き出した仕事のリスト(現在やっている仕事将来取り掛かるべき仕事を合わせたもの)のうち、理想ではどれに何%くらい時間を割きたいかを決めます。
  • それを参考に、来月の予定をたてます。現在やっている仕事に割く時間は、将来取り掛かるべき時間の半分以下になるように計画しましょう。なかなか計画通りにいかないかもしれませんが、将来取り掛かるべき仕事に多く時間をかけられる可能性は増えます。

私は目先の仕事に追われて、長い目でみたとき重要な「将来のための時間(勉強やアイデアを考える時間)」がなくなってしまいがちなので、この方法で時間を管理してみると効果がありそうだと思いました。

 

4.改善する

今の仕事のやり方は最善ではなく、常に改善してもっと質や効率をあげる方法が見つかるはず。それを見つけるよう常に意識するように気をつける。

 

 


感想

  • かなり文章の量が多いわりには、主張したい点だけ取り出せばもっと簡潔にまとまると思います。ファイルの整理や部下との接し方など、特定の立場にたったときに役立つ具体的な方法の記述がほとんどなので、自分に関係あると思ったところだけ読んでいけばよいでしょう。
  • 時間がない人のために、各章の要点を1,2ページに要約してくれています。ここだけパラパラ読んでも、本書の主張はある程度把握できます。また、要約から興味があるところだけ本文を熟読するという読み方もよいでしょう。
  • まとめると、少し冗長ではありますが、時間や仕事環境のマネージメントについてかなりよくまとまっています。買って手元に置いて、何度も読み返しては現在の仕事の方法を振り返る機会をつくりたいです。

 


 初版と改訂版の違いは?

4.0とタイトルについているのは、IT技術がビジネスシーンで必須となってきたことをうけて出版された改訂版です。

  • 私は改定前の初版を読んでいないのですが、改訂版で加えられたと思われるパソコンやインターネットなどについての記述は特に参考にはなりませんでした。便利なツールとしてあげられているのはMicrosoft Outlookなどの有名で広く使われているけれど特に便利だとは思わないようなものが多く、パソコンのファイル管理についても目新しいことは書かれていません。
  • 上にも書いたメールに関する部分は参考になりました。この部分も、改訂で加えられたのではないかと推測します。
  • ということで、もし手に入るなら4.0を購入される方がいいでしょうが、特に拘る必要はないと感じました。時間管理に関する方法論だけで、十分この本を読む価値はあります。

 




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