なぜいつも仕事に追われているの?効率化のために時間を割く

10月に入りました。私は9月はなにかと忙しかったのですが、多かれ少なかれ、仕事が多い時期と多少余裕のある時期というのはあると思います。繁忙期・閑散期という言い方もしますね。


どうしていつも忙しそうなの?

でも、時期によらずいつも忙しそうに仕事に追われている人っていませんか?本人が抱えられる以上の仕事をこなさなければならない場合もありますが、もう少しうまくやればもっと短い時間で効率よく仕事を終わらせられるのに……と思う人もいます。それは、当人の意識の問題です。仕事を効率よく進める方法がないかといつも考えて色々試行錯誤してみることが、自分にあった効率よいやり方を見つけることにつながるのだと思います。

 


意識を変えたほうがいいのは、こんな人

私が見ていて残念だなあと思うのは、こんな人達です。

  • いつも同じやり方で作業を続けていて、何の疑問も感じない】 Excelのセルに一つ一つデータを手作業でコピーしている類の人です。ちょっと検索すればマクロを使ったりして効率よく短時間で終わらせる方法がたくさんあるのに、地道なやり方がいいと思い込んだりしていて困ったものです。もちろんこの例だけ見ればすごく馬鹿なことのように思えるのですが、 自分も同じように、「もうこの作業にはこのやり方しかないんだ」と思い込んで効率化の努力を諦めてしまっていることって意外とあるんじゃないかと自戒をこめて。
  • メモしない】 苦労して問題の解決方法やよいアイデアを見つけても、それをメモしないのでまた次の時に同じ苦労をしてしまうタイプです。記憶力に若干の自信がある人に多い気がします。もちろんその時はよく覚えていて、メモをとるほどのことでもないと思うのでしょうが、時がたつほど記憶は薄れていくもの。覚えているうちに、詳しくメモをとってしまいたいものです。
  • 情報を整理しない】 上記の「メモしない」とも関連しますが、せっかくメモしたり手に入れたりした情報を整理しないので、必要な時に取り出せないタイプ。ちなみに私は、方法メモには主にevernoteを使っていますが、それとは別にネットにアップロードしないデータもあります(個人情報が含まれるデータなどは、evernoteやdropboxなどにアップロードするのは厳禁ですね)。evernoteでは検索ですぐ欲しい情報が取り出せるのですが、ローカルのパソコンで保存しているデータもジャンル分けやタグ付けするなどして必要な時に検索で取り出しやすくしています。

 


「今」少し多めに時間をかけて、「未来」のたくさんの時間を節約できる!

上のどれにも言えることですが、「今」の時間を惜しんでいるためにずっと進歩しないまま同じ場面で苦労しています。

  • 「今」効率化の時間を惜しんでいるために、ずっと効率の悪い方法しか使えない
  • 「今」メモをとる手間を惜しんでいるために、将来また同じ問題で苦労する
  • 「今」情報を整理する時間を惜しんでいるために、必要な情報が欲しい時にサッと取り出せない

……こうならないために、少しだけ面倒くさくても、「今」やっておきましょう。

  • 「今」効率のよいシステムを作っておくことで、後は同じ作業をずっと楽に、短時間でできる。→その分浮いた時間を、もっと有効なことに使えます。
  • 「今」メモをとっておいて、後で同じ問題が出てきた時すぐ参照できるよう情報を整理しておく→将来また同じ問題を考える必要がなくなります。また、情報をすぐ取り出せるようにしておくことで時間も節約できますね。

こんなふうに、普通にこなすよりも多少時間がかかっても、将来同じ苦労を同じ時間をかけてしなくてもいいように効率化しておきましょう。最初だけ1時間多く時間が必要だったとしても、次から同じ作業が30分で行えるようになれば、同じ作業を10回やってまた10時間費やすより5時間もあなたの自由に使える時間が手に入るのです。


 

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